به گزارش آی‌زندگی، مدیریت وکنترل کارها با برنامه‌ریزی آسان‌تر می‌شود و می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت، تعادل برقرار کنید و کارها را بر اساس اهمیتی که دارند اولویت‌بندی کنید تا یک برنامه‌ریزی روزانه کارآمد داشته باشید. این نکات را برای جلوگیری از اتلاف وقت در نظر داشته باشید:
اهداف خود را مشخص کنید
منظور ما از این اهداف، اهداف مهم و بزرگ مربوط به کار و زندگی شماست. مثلا ممکن است بخواهید در کار و زندگیتان بیشتر تعادل پیدا کنید یا بیشتر ورزش کنید و یا اینکه بخواهید در فعالیت‌های بعد از مدرسه فرزندانتان بیشتر شرکت کنید.
وقتی که اهدفتان را به خوبی می‌دانید، بهتر می‌توانید آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کرده و متناسب با سبک زندگیتان آن راتنظیم کردهوبررویآنتمرکزکنید.
زمان را مدیریت کنید
در واقع ممکن است یک هفته یا بیشتر زمان ببرد تا بفهمید چه مدت طول می‌کشد تا تمام کارهایتان را انجام دهید، مثل: پهن کردن لباس‌ها، آماده کردن صبحانه، مرتب کردن تختخواب. بیشتر افراد از قبل تنظیم می‌کنند که چقدر طول می‌کشد تا کار ساده‌ای مثل دوش گرفتن را انجام دهند و سعی می‌کنند بیشتر زمانشان را به کارهای بزرگ‌تری مانند: نوشتن یک مقاله اختصاص دهند. اگر دقیقاً بدانید که چقدر برای انجام کارهایتان وقت لازم دارید، پس بهتر می‌توانید آن را مدیریت کنید.
الویت‌بندی کنید
کارهایتان را به چهار گروه زیر الویت‌بندی کنید:
. کارهای ضروری و مهم
. کارهای غیرضروری؛ اما مهم
. کارهای ضروری؛ اما غیرمهم
. کارهای نه ضروری و نه مهم
هدف این است که تا جایی که امکان دارد کارهای کمتری را به گروه «ضروری و مهم» اختصاص دهید، چون اگر کارهایتان بر روی هم جمع شود، استرس ایجاد می‌کند. اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، پس احتمالا بیشتر وقتتان صرف کارهای «ضروری و مهم» می‌شود. اینجاست که شما می‌توانید مفیدترین کارها را انجام دهید و دیگر احساس نگرانی نکنید.
برنامه‌ریزی روزانه داشته باشید
هنگامی که می‌دانید برای انجام کارها چقدر زمان می‌برد و مهمترین کارتان چیست، بهتر برنامه‌ریزی می‌کنید، پس انعطاف‌پذیر باشید. آیا بیشتر بعد از ظهرها یا اول صبح، کار انجام می‌دهید؟ آیا بیشتر عصرها دوست دارید، استراحت کنید؟ اگر برای انجام کاری زمان کمی داشته باشید، دوست دارید آن را به یک‌باره انجام دهید یا در طول هفته به انجام برسانید. ببینید چه کاری برای شما بهتر است، خوب فکر کنید و از ایجاد تغییر نترسید.
ابتدا کارهای سخت را انجام دهید
به گفته مارک تواین:«اگر می‌خواهید قورباغه را بخورید، بهتر است این کار را در ابتدای صبح کنید و اگر می‌خواهید دوتا قورباغه بخورید، پس بهتر است که اول قورباغه بزرگ‌تر را میل کنید. به عبارت دیگر، اگر شما کار سختی را باید به انجام برسانید، اول آن کار سخت را انجام دهید که تا پایان روز دیگر نگرانی نداشته باشید. حداقل این است که نویسنده کتاب مشهور مدیریت زمان آن را اینگونه فهمیده است و نام کتابش هست: « قورباغه‌ات را بخور!»
کارهایتان را یادداشت کنید
لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید و برای یادآوری می‌توانید از ابزارهای دیگر نیز استفاده کنید. نکته اصلی اینجاست که حتما آن را در جایی بنویسید. از هر ابزاری که برای یادآوری کارها استفاده می‌کنید، بهتر است که فقط یک جا باشد و هر کجا می‌روید با خود ببرید، به عنوان مثال اگر در تلفن همراه خود یادداشت کرده‌اید، پس بهتر است همراهتان باشد.
انجام کارهایی که ارزش وقت گذاشتن را دارد
اهداف بزرگتان را به خاطر بسپارید و از خودتان بپرسید: آیا کاری که انجام می‌دهم، کمک می‌کند تا به آن هدف برسم. به طور مثال، آن ساعات اضافی که در محل کارتان هستید و کاری را می‌کنید که کسی از شما درخواست نکرده است، بهتر نیست در باشگاه، نواختن پیانو یا در بازی بیس‌بال فرزندتان سپری کنید.
خودتان را گول نزنید
اگر کاری را برای ساعت ۹ صبح برنامه‌ریزی کرده‌اید که انجام دهید، حتما همان ساعت انجام دهید نه ساعت ۹:۱۷ صبح. حتی اگر فقط یک کار برای انجام دادن داشته باشید. اتلاف وقت باعث می‌شود که بقیه زمانتان را نیز از دست بدهید. می‌توانید انعطاف‌پذیر باشید و به خودتان حق انتخاب بدهید؛ اما برای انجام کارها طبق برنامه‌ریزی به گونه‌ای عمل کنید که گویی آن را بر روی سنگ نوشته‌اید. اگر این روش را امتحان کردید و متوجه شدید که روی شما اثر ندارد، حتما آن را تغییر دهید.
بلافاصله اقدام کنید
اگر دچار اضطراب شدید می‌شوید که نکند کاری انجام نشده بماند، روشی را بیابید که به خوبی از پس آن برآیید و اگر لازم شد حتی یک گام کوچک به جلو بردارید. وقتی کمی پیشرفت می‌کنید،احساس بهتری خواهید داشت و بیشتر به شما انگیزه می‌دهد. به این دلیل است که نگرش شما اغلب از رفتار شما نشات می‌گیرد و به نتیجه می‌رسد.
از تمام وقتتان استفاده کنید
در طول روز هر بار ممکن است ۱۵ دقیقه از وقتتان را به تلفن‌همراه اختصاص دهید، مثلا وب‌گردی کنید و برنامه‌های تلفن‌همراه خود را چک کنید. ممکن است از کاری که می‌توانید در آن زمان انجام دهید، تعجب کنید. ۴ تا ۱۵ دقیقه‌ای که در طول روز برای تلفن‌همراه صرف می‌کنید، درست به اندازه یک ساعت بهره‌وری است و بعدا ممکن است احساس کنید که از کارهایتان عقب ماندید و اگر به خوبی این زمان را مدیریت کنید، احساس بهتری خواهید داشت.
از رایانه کمک بگیرید
تکنولوژی، وب، ایمیل، سایت‌های شبکه‌های اجتماعی می‌تواند ساعت‌ها وقت شما را بگیرد؛ اما مفید هم می‌تواند باشد. به دنبال ابزاری باشید تا در پیگیری و برنامه‌ریزی وقت به شما کمک کند و هرجا لازم است کاری انجام دهید، به شما یادآوری کند تا مانع اتلاف وقت در وب‌سایت‌های زمان‌بری که وسوسه‌تان می‌کند، نشود.
محدودیت زمان را در نظر بگیرید
یعنی بهترین زمان را برای انجام کار تعیین کنید. ممکن است آن کار را زودتر انجام دهید؛ اما اگر انجام نشد، محدودیت زمانی به شما در جلوگیری از اتلاف وقت کمک می‌کند. هنگامی که موفق به انجام آن شدید، به کارتان ادامه دهید.
ایمیل: سیاهچال اتلاف وقت
چک کردن ایمیل می‌تواند یک مکنده زمان بسیار قوی و منبع استرس باشد. چهار مورد زیر را امتحان کنید.
حذف کردن: اگر پیامی است که به شما مربوط نمی‌شود و لازم نیست در مورد آن چیزی بدانید، سریع پاک کنید.
پاسخ دادن: اگر پیام مهم و ضروری است یا کاری است که باید سریع انجام شود، به آن پاسخ دهید.
ارسال مجدد: اگر در ایمیل از شما درخواست شده و بهتر است به شخص دیگری بفرستید، پس آن پیام را برایش ارسال کنید.
تعویق: اگر قرار است زمان بیشتری را باید برای آن پیام بگذارید، پس آن را به تاخیر بیندازید وبه زمان دیگری محول کنید.
ناهار بخورید
بعد از صرف ناهار بهتر می‌توانید کارتان را به انجام برسانید؛ اما وقت آن را خوب تنظیم کنید تا برنامه‌تان بهم نریزد؛ به عنوان یک قاعده کلی، ۳۰ دقیقه دوری از کار خود به شما کمک می‌کند تا در بعد از ظهر، بهتر کار کنید.
اگر گرسنه نیستید، کمی پیاده‌روی کنید یا حرکات کششی انجام دهید. بعد از آن، شما حتما با انرژی و تمرکز بیشتری به کار برمی‌گردید.
برنامه‌ریزی سایر کارها
نکته اصلی این است که برای اینکه به خوبی از پس کاری برآیید، برای انجامش، وقت بیشتری بگذارید. در طول هفته برای خودتان مطالب سرگرم‌کننده، مفید و غیر کاری را نیز در نظر بگیرید تا در طول انجام برنامه‌تان مثبت‌نگر باشید و انگیزه‌تان را تا پایان کار حفظ کنید. مثل استراحت کردن، میان‌وعده، تفریح بایدبه اتمام برسانید.
منبع: سلامت